Bayrampaşa Belediyesi Sosyal Yard. İş. Müd. Yönet.-2

RESMİ İLAN SOSYAL YARDIM İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ / 2024 - 2 -

BEŞİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görevleri ile

Müdürlük Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün görevleri

Madde 12- (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

a) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, idari ve teknik tüm işleri; ilgili yasa, tüzük, yönerge, Başkanlık Makamı talimatları, Belediye Meclisi ve Belediye Encümen kararlarına uygun yürütmek,

b) Müdürlük ile ilgili yazışmaları yapmak, dosyalamak, demirbaş ve hizmet alımları ile ilgili işlemleri yapmak,

c) 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili kanun, yönetmelik ve tüzükler çerçevesinde ilçe sınırları içerisinde ikamet eden kişilerin başvuru ve müracaatlarını almak, gerek görüldüğü takdirde araştırma-incelemeleri yapmak, ayni ve nakdi her türlü yardım işlerini insan haysiyet ve onuruna uygun planlama, programlama ve organizasyon işlerini yapmak veya yaptırmak,

ç) Komisyon kararınca nakit yardım uygun görülen kişilerin işlemlerini yapmak ve bu bilgileri ilgili birime iletmek,

d) Kişi ve ailelerin kendi bünye ve çevre şartlarından doğan veya kontrolleri dışında oluşan maddi, manevi ve sosyal yoksunluklarının giderilmesine ve ihtiyaçlarının karşılanmasına, sosyal sorunlarının önlenmesi ve çözümlenmesine yardımcı olunmasını ve hayat standartlarının iyileştirilmesi ve yükseltilmesini amaçlayan sistemli ve programlı hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,

e) Sosyal hizmet ve yardımlar için gönüllü kuruluşlar ve ilgili kuruluşlarla iş birliğinde bulunmak, ortak projeler üreterek ortak çalışma alanları oluşturmak,

f) Müdürlük olarak yahut diğer Müdürlükler ile iş birliği içinde çalışmak, yardımların teminini sağlamak ve dağıtımını gerçekleştirmek. Bu konuda gerekli kuralları önceden belirlemek, yardımların takibini yapmak ve tutanaklarını saklamak,

g) Sokakta yaşayan veya risk altında olan çocuklar için diğer kamu kurumları, üniversiteler ve sivil toplum kuruluşları ile iş birliği yapmak,

ğ) Ayni ve nakdi yardım yapılacak yoksul kişilere yardımları ulaştırma çalışmalarını yapmak veya yaptırmak,

h) Yapılan yardımların kayıtlarını tutmak ve bilgisayara kaydederek arşive kaldırılması gerekenleri arşive kaldırmak,

ı) İlçemizde ikamet eden ailelerin ve aile bireylerinin yaşam becerilerinin geliştirilebilmesi konusunda çalışmalar yapmak,

i) Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile koordinasyon kurmak,

j) Mağduriyetin kalkması durumunda, süreli yardımların kesilmesini sağlamak,

k) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkan tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 13- (1) Belediye Başkanının ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, meri mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapar,

(2) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder, Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.

(3) 14’üncü maddede belirtilen işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar, diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

(4) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.

(5) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur, bu konuda ilgili Müdürlük ile koordineli çalışır.

 (6) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amirine verir.

(7) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat eder.

(8) Müdürlük personelinin potansiyelinden en iyi şekilde yararlanabilmek, kendi kararlarını en isabetli şekilde verebilmek ve kendisine bağlı personelin katkılarına paralel olarak Başkanlığı daha fazla benimsemelerini sağlamak amacıyla devamlı surette fikir ve görüş alışverişinde bulunur.

(9) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için üstlerin onayına sunar, üst mercilerce onaylanan sosyal faaliyetleri düzenler, bunların işleyişini takip ederek, sonuçlandırır.

(10) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yaptırır, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunar, verilen kararların uygulanmasını sağlar.

(11) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mer’i mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlar.

(12) Müdürlük çalışanlarının tabi oldukları mevzuata uygun kadro, tayin, terfi, nakil, tezkiye, emeklilik, izin ve hastalık gibi özlük işleri ile ilgili tüm işlemlerini yürütülmesi, devam durumunun takip edilmesi ve denetlenmesi, ilgili diğer kuruluşlarla koordinasyonun gerçekleştirilmesini sağlar.

(13) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlar.

Müdürlük şefinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 14- (1) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm çalışmalarda, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermek.

(2) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmak.

(3) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş, işlemleri yapmak ve yürütmek.

(4) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak.

(5) Gerektiği durumlarda ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlamak.

(6) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmek.

(7) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir.

(8) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak.

(9) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek.

(10) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlamak, amirine vermek.

(11) Müdürlük örgütlenme şemasında yer alan servislerde yapılan tüm iş ve işlemlerin Müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını veya yaptırılmasını sağlamak.

(12) Amirlerinin dikkatinden kaçan konu veya konular bulunursa kanunlar çerçevesinde ve kurumun prensiplerine uygun yapılmasını sağlamak.

(13) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü yetkilerini ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre kullanmak.

Müdürlük kalemi personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 15- (1) Birimlerde çalışan bütün görevliler kendilerine verilen işleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludur.

(2) Müdürlüğe havale edilen evrakların kayıtlarını yapmak, elektronik ortamda kabul etmek.

(3) Bu evraklara Müdürün talimatı doğrultusunda cevabi yazı yazmak, paraf ve imza aşamalarını takip etmek, standart dosya planına göre dosya numarası vermek ve dosyalamak.

(4) Kurum adına cevap verilecek yazılarda Müdürlüğün, koordinasyon Müdürlük olarak belirlenmesinde takipli evrakları izlemek, diğer birimlerin cevaplarını birleştirerek ilgili kurum, birim veya şahıslara cevap yazmak, işlemi biten evrakları standart dosya planına göre dosyalamak.

(5) Müdürlük personelinin izin, rapor gibi özlük işleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

(6) Müdürlüğe elektronik ortamda havale edilen evrakların veya giden evrakların kayıt iş ve işlemlerini yapmak.

(7) Üst yönetimin uygun gördüğü yazıları yazmak.

(8) Evrakların dosyalanması ve yazışmaların muhafazasından görevli ve sorumludur.

(9) Bilgi edinme taleplerinde gizlilik ilkesini göz önünde bulundurmak.

(10) Başvuruların takibi yapmak, aksaklığa meydan vermemek için ilgili Müdürlüklerle irtibata geçmek.

(11) Başvuruları kanuni süresi içinde cevaplanmasını sağlamak.

(12) Zimmetle gelen evrakları kabul etmek.

(13) Gelen evrakları elektronik ortamda kabul etmek.

(14) Giden evraklara elektronik ortamda numara vermek.

(15) Yazışmalara (paraf) atmak,

(16) Müdürlüğe ait sosyalyardı[email protected] mail adresini kontrol etmek, cevabi yazılar göndermek.

(17) Diğer birimlerden gelen evraklardaki eksikliğin giderilmesini ilgilisinden istemek.

(18) Müdürlüğünde yapılan işlemlerle ilgili gördüğü bir yanlışlık ve olumsuzluk var ise olumsuzluğun giderilmesi için sorumluluk almak.

(19) Amirlerine karşı kurumun ve Müdürlüğün yararına olabilecek öneri ve isteklerini bildirmek.

(20) Görevi ile ilgili bilgisini artırmak ve görevini düzgün yapabilmek adına diğer birimlerdeki personelden bilgi almak ve kendini geliştirmek.

(21) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü yetkilerini ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre kullanmak.

Ayni ve nakdi yardım masası personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 16- (1) İlçemizde ikamet eden vatandaşların talep ve müracaatlarını birebir görüşme veya online olarak kabul etmek.

(2) Müracaatçıların başvurularını bilgisayar ortamında sistemsel olarak kayıtlarını gerçekleştirmek.

(3) Alınan başvurularda kişilerin ihtiyaç hasıl olduğunda mal varlığı sorgulamasının yapılması için elektronik ortamdan alınan veriler doğrultusunda veya gerek görüldüğünde Müdürlük veya paydaş kurum personellerince yapılan incelemeler sonucunda değerlendirme yapılır.

(4) Yoksulluğu belirlenen kişilere, yardımları ulaştırma çalışmalarını yapmak.

(5) Nakdi yardım taleplerinde ise, uygun görülen dosyaları Yardım Komisyonuna sunmak.

(6) Yardım Komisyonu kararınca nakdi yardıma uygun görülen kişi veya ailelerin işlemlerini yapmak ve bu bilgileri ilgili birime iletmek.

(7) Yapılan yardımların kayıtlarını tutmak ve bilgisayara kaydederek arşive kaldırılması gerekenleri arşive kaldırmak.

(8) Mağduriyetin kalkması durumunda, komisyon kararı ile süreli yardımların kesilmesi uygun görülen kişilerin yardımının kesilmesini sağlamak.

 (9) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

Durum tespit ve inceleme masası personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 17- (1) Sosyal destek başvuru kayıtlarını gerekli yöntem ve tekniklerle incelenir.

(2) Saha tespiti çalışmaları gerekli olduğu hallerde görevli personeli Müdürlük belirler. İhtiyaç halinde özel veya genel kolluk kuvvetinden destek alınabilir.

(3) Yapılacak olan çalışmaları yardım başvurusunda bulunan kişileri rencide etmeden gerçekleştirir.

(4) Belediye Başkanının, Müdürün ve Yardım Komisyonunun sosyal hizmet ve yardımlarla ilgili vereceği diğer görevleri yapar.

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi personellerinin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 18- (1)Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.

(2) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek

(3) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, kesin kabulü yapılmayan taşınırların kullanımına engel olmak ve taşınır yönetim hesap cetvellerini ilgili görevliye göndermek.

(4) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.

(5) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

(6) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

(7) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

(8) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.

(9) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.

(10) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

(11) Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar.

(12) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.

(13) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak.

(14) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak gerekli işlemleri yapmak.

(15) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.

(16) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek.

Gerçekleştirme görevlisi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 19- (1) Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi hazırlayarak meclise sunmak.

(2) Yıllık bütçenin kullanılmasında Müdürlüğün ihtiyaç duyacağı sarf malzemelerini alımları hususunda avans çekmek, işlem sonucu avansı kapatmak fatura vb. belgeleri gereği hususunda Mali Hizmetler Müdürlüğüne sunmak.

(3) İşi yaptırmak, mal veya hizmetin alınmasını sağlamak.

(4) Teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması ve belgelendirilmesini sağlamak. 

(5) Ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması işlemlerini yürütmek.

(6) Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi yapmak.

(7) Yaptıkları veya yapmaları gereken iş ve işlemler dolayısıyla doğrudan sorumlu olduğunu bilmek.

(8) Kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi ve kullanılmasını sağlamak.

(9) Kaynakların kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sağlamak.

(10) Ödeme Emri Belgesi ve eki belgelerin mevzuata uygunluğunu sağlamak. 

(11) İşlemlerin uygun görülmesi halinde, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür” şerhini düşerek imzalamak.

(12) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek.

Diğer personellerin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 20- (1) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde amirine gerekli desteği eksiksiz vermek.

(2) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı Müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum ve davranış sergilemek.

(3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak.

(4) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmak.

(5) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmak, yürütmek.

(6) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak.

(7) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak.

(8) Organizasyon yapısında veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmek.

(9) İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmak.

(10) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak.

(11) Görev alanı ile ilgili tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmek.

(12) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek.

(13) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak.

(14) Eş düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dâhilinde koordinasyon kurmak.

(15) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergilemek.

(16) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirmek.

(17) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak ifa etmek.

(18) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol etmek.

(19) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek.

(20) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistiki bilgileri tanzim etmek, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak.

(21) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlayarak amirine vermek.

(22) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek ve gösterilmesini sağlamak.

(23) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek.